III Fase de Filtración.

A medida que accede a la Fase de Filtración, el proceso de selección ya comienza en serio.

Lo primero que surgirá será la decisión de qué tan amplia será la búsqueda. En pocas palabras, ¿ cuántas agencias está usted dispuesto a considerar, aún cuando en la primera etapa esté usted integrado un “pool” inicial de candidatos?”.

No hay respuesta fácil a la pregunta del tamaño del “pool”. Tan sólo hay respuestas direccionales que se relacionan estrechamente con los números que habrán de evitar que el proceso se torne inoperante.
Por ejemplo, si está usted buscando una agencia para una cuenta relativamente pequeña pero compleja, puede haber sólo algunas agencias adecuadas. Tal vez no más de tres o cuatro.

Por otra parte, si se trata de una cuenta grande a nivel nacional, digamos un nuevo servicio con pocos competidores directos y lo que usted busca obtener de su agencia es trabajo creativo, entonces tendrá que abrir la puerta a todo lo ancho. Tal vez quisiera considerar los registros de agencias pequeñas y grandes; tal vez más de 20 en el “pool” inicial.

Mientras, tenga en mente esto a medida que transcurre la Fase de Filtración: Su contacto con las agencias deberá limitarse a llamadas telefónicas y escritos, exclusivamente. No hay razón válida para invertir mucho tiempo y dinero en esta etapa. Ni el suyo ni el de ellos.

Paso 5. Desarrollo del “Pool” Inicial de Candidatos.

Este es el momento para ensanchar los límites de su criterio de selección. El objetivo es el de ofrecer al comité una gran gama de opciones. De hecho, debiera usted indagar entre los miembros del comité – y tal vez incluyendo a otros de su personal- cuáles son sus recomendaciones.

También es el momento de extender los límites de lo que usted o la agencia pudieran considerar, eventualmente, como un conflicto. No prejuzgue los acontecimientos conflictivos, a menos que sean absolutamente insuperables. Recuerde que sus acciones se están realizando a partir de información vieja y no necesariamente acertada, y sin saber cómo pudieran haber cambiado las circunstancias. Conozco a un alto ejecutivo de una agencia que suele decir: “los conflictos no existen. sólo existen las malas explicaciones”.

Su “pool” inicial de agencias debe provenir de diversos orígenes: contactos anteriores, recomendaciones, conocimiento de casos hist”ricos y campañas lanzadas.

Deberá hacerse una descripción de una cuartilla de extensión, del perfil de cada agencia, basándose en los datos publicados y en la experiencia directa, para uso del equipo de selección.

Sería también una buena idea llamar a cada agencia a la que se haya enviado un cuestionario, ya que – hasta es momento, no tienen idea de que se les está considerando. Por un lado, se enterará de sí están dispuestas a contestar y tomar parte en el concurso. Si lo están, es recomendable tener uno o dos candidatos de reserva. Por otro lado, sabrá usted quién será el contacto clave en ausencia de la persona – normalmente el gerente o subgerente – a quien se le dirigió la carta.

Este es el primer recorte. Deberá realizarse por el equipo de selección en pleno o por un sub-comité que haya sido designado para tal tarea, y deberá fundamentarse en los perfiles y en cualesquiera otras informaciones en poder de los miembros del equipo. Se recomienda que aproximadamente una docena de agencias sobrevivan a este pre-filtrado.

Paso 6. Cuestionario del Perfil de la Agencia.

El Cuestionario del Perfil de la Agencia comienza desde la Fase de Preparación y termina a tiempo para este paso; deberá entregarse a los candidatos acompañados por una carta de presentación. Se les dará a las agencias un plazo perentorio de una semana para llenar el cuestionario. Esto no constituye una carga onerosa, porque la mayoría de las preguntas requieren de respuestas breves, concretas y objetivas, en tanto que las respuestas a las preguntas más subjetivas deberán limitarse con toda precisión.

Las respuestas deberán ser leídas por todos los miembros del comité de selección.

El objetivo primario del cuestionario es el de obtener información de los hechos correctos, en razón de que los “hechos” que aparecieron en el perfil de una cuartilla de extensión se basaron en fuentes indirectas.

Lo principal es recopilar información cuantitativa acerca del tamaño, empleados, organización, oficinas, clientes, categoría de su experiencia, conflictos, etc. También puede desear hacer algunas preguntas que requieran de respuestas con más reflexión, agudeza y contenido. Recuerde que si hace preguntas, deberá leer las respuestas. De modo que pregunte tan concreta y precisamente como sea posible, y limite las respuestas a una cuartilla de extensión.

Evite las preguntas “filosóficas”. Tienden a propiciar posturas radicales.

Paso 7. Filtrado en Base a las Respuestas del Cuestionario.

El equipo de selección, luego de haber leído las respuestas del cuestionario, deberá reunirse para discutir sobre las agencias y pugnar la lista. La meta es que queden 6 u 8 para la presentación de credenciales.

En este punto, la decisión de eliminar o conservar una agencia será cosa fácil; de hecho, algunos candidatos se exhiben, desde el principio, como incapaces de llenar los zapatos. No derrame un exceso de angustia en la eliminación de cualquier agencia; pero si hay alguien que tiene el corazón comprometido con alguna, consérvela en la competencia. Por otra parte, elimine a aquellas cuyas respuestas demuestran claramente que no satisfacen los criterios objetivos de selección.

Ahora, con suerte, ya tiene una lista manejable. Hasta ahora, la experiencia ha sido leve y sin dolor, tanto para usted como para las agencias que hayan sobrevivido o no a esta etapa.

De aquí en adelante, la velocidad declina de manera substancial. La probabilidad de dolor y frustración de ambas partes carece de manera notoria.

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